Le Centre de services scolaire des Samares est à la recherche d’un·e secrétaire d’école
NATURE DU TRAVAIL
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
- Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la Commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.
- Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.
- Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.
- Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.
- Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.
- Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.
- Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.
- Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.
- Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.
- Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
- Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
- Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de l’école selon la politique en vigueur.
- Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.
- Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
- Au besoin, elle accomplit tout autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
Exigences particulières:
- Avoir des connaissances en bureautique (règles de mise en page de documents et connaissance des méthodes et usages propres aux tâches d’une secrétaire).
- Avoir une excellente connaissance d’un logiciel de traitement de texte (type Word).
- Avoir une excellente connaissance d’un logiciel de chiffrier électronique (type Excel).
- Avoir une bonne connaissance d’un logiciel de paie (type GRH).
- Avoir une bonne connaissance d’un logiciel de gestion des dossiers des élèves (type Jade ou GPI).
- Avoir une excellente connaissance du français écrit et une facilité en communication orale.
- Avoir une bonne capacité à travailler en équipe.
- Avoir une bonne capacité à faire preuve d’initiative et d’autonomie.
- Avoir d’excellentes habiletés en organisation, en planification du travail et en gestion des priorités.
- Faire preuve de discrétion afin d’assurer la confidentialité des dossiers.
- Bonne capacité d’adaptation.
- Avoir d’excellentes habiletés en service à la clientèle.
- Avoir un bon esprit d’analyse.
- Avoir de bonnes habiletés à exécuter des tâches complexes et variées.
- Être capable de gérer son stress tout en maintenant une excellente prestation de travail.
Horaire :
35 h, du lundi au vendredi de 7 h 45 à 12 h 00 et de 13 h à 15 h 45.
Salaire :
22.81$ à 27.10$ l’heure selon expérience.
Début de l’emploi :
Dès que possible
TESTS À PASSER
Word
Excel
Français écrit
Mathématique
Lieu de travail
L’école primaire de l’Envolée de Saint-Gabriel-de-Brandon
La personne ressource à contacter :
Télécopieur: 450 889-3192 , courriel: rhaffichage@csssamares.gouv.qc.ca